Bolagsrätt
Hur du skriver styrelseprotokoll i aktiebolag utan att bryta mot lagkrav
Att skriva styrelseprotokoll är inte bara formalia – det är ett lagkrav. Den här guiden visar hur du för protokoll som uppfyller aktiebolagslagen och bokföringsreglerna, undviker vanliga fallgropar (som otydliga beslut, jäv och bristande nummerföljd) och följer best practice för struktur, innehåll, signering och säker arkivering. Resultatet blir tydliga, rättssäkra protokoll som tål granskning och faktiskt hjälper styrelsen att styra.
Vanligaste misstagen
De vanligaste misstagen vad gäller styrelseprotokoll rör två saker. För det första att styrelsen inte vet vad lagen kräver i förhållande till innehåll och information och, för det andra att styrelsen inte vet vilka konsekvenser ett styrelseprotokoll kan få i framtida M&A processer coh att styrelseprotokollen svämmar över med information som inte behöver vara där (och som till och med är olämpliga att ha i ett bevismedel såsom ett styrelseprotokoll är).
Top fem misstag som görs:
Otydliga beslut (”Styrelsen diskuterade …”) istället för beslutsformuleringar.
För svamliga styrelseprotokoll med för mycket "extra" information.
Ingen notering om jäv när en ledamot deltagit i ärende som rör honom/henne.
Missad reservation (måste antecknas på begäran).
Protokoll utan nummerföljd eller bristfälligt arkivskydd.
Vad lagen kräver (minimikrav)
Protokoll måste föras vid varje styrelsesammanträde.
Protokollet ska undertecknas av protokollföraren; justeras av ordföranden (om ordföranden inte är protokollförare) och – om styrelsen har flera ledamöter – även av ytterligare en ledamot som styrelsen utser.
Avvikande meningar ska på begäran antecknas.
Protokollen ska föras i nummerföljd och förvaras betryggande (Detta är uttryckligt lagkrav.)
Om det är fråga om en enmansstyrelse (endast en ledamot) så behövs ingen särskild justerare utöver undertecknandet; det följer av regleringen om undertecknande/justering.
Om bolaget har endast en aktieägare, ska alla avtal mellan aktieägaren och bolaget (som inte är löpande på sedvanliga villkor) antecknas i eller biläggas styrelseprotokollet.
Förvaring
Styrelseprotokoll är bolagsrättsliga handlingar som enligt ABL ska förvaras “på ett betryggande sätt”. När protokoll utgör räkenskapsinformation/underlag påverkar BFL/Skatteverket arkivering i 7 år efter räkenskapsårets utgång; originalformatkravet är avskaffat fr.o.m. 1 juli 2024 (digital kopia räcker). Förvaring ska ske i Sverige enligt Skatteverkets vägledning.
Innehåll att ta med
Följande innehåll ska ni alltid ta med när ni skriver era protokoll:
Bolagets firma, datum, tid och plats (eller digitalt möte).
Närvarande/ frånvarande ledamöter, suppleanter, VD, övriga.
Mötets behöriga kallelse & beslutsförhet.
Val av mötesordförande, protokollförare och justerare.
Ärenden och beslutens exakta lydelse (gärna i beslutsform: “BESLUT: …”).
Eventuella jäv och hur hanterats (lämnade rummet m.m.).
Reservationer/avvikande meningar på begäran.
Underskrifter: protokollförare + justerare.
Praktiska rekommendationer
Numrera i obruten följd (t.ex. 2025:1, 2025:2 …) och ange paragraftecken (§) per ärende.
Kort men tydligt: skriv beslut, vem som ansvarar, från när (ikraftträdande) och ev. belopps-/tidsramar. Undvik att dokumentera allmänna diskussioner i styrelseprotokollet.
Bilagor: hänvisa i protokollet (”Bilaga 1 – budget …”) och spara bilagorna tillsammans med protokollet.
E-signering går bra så glöm inte att få ut dem för signering (”undertecknas” i ABL hindrar inte betryggad e-signatur).
GDPR: ta med endast nödvändiga personuppgifter.
Säkert bevarande: låst mapp/ärendehanteringssystem med spårbarhet; gör säkerhetskopior i Sverige enligt Skatteverkets vägledning.
Hur länge och i vilken form ska protokoll sparas?
Enligt ABL 8:26 ska protokoll förvaras betryggande (utan tidsgräns i ABL). Som räkenskapsinformation (när protokollet/verifikationsbeslut utgör underlag för en affärshändelse) gäller 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades; digitalt räcker, originalpapper behöver inte sparas från 1 juli 2024. Förvaring i Sverige.
Detta ska inte ses som juridisk rådgivning utan endast som allmän information.
Vid frågor nås jag på kat@stgcommerciallaw.com
Stockholm, 2025-10-03
Kat Strandberg
Vanligaste misstagen
De vanligaste misstagen vad gäller styrelseprotokoll rör två saker. För det första att styrelsen inte vet vad lagen kräver i förhållande till innehåll och information och, för det andra att styrelsen inte vet vilka konsekvenser ett styrelseprotokoll kan få i framtida M&A processer coh att styrelseprotokollen svämmar över med information som inte behöver vara där (och som till och med är olämpliga att ha i ett bevismedel såsom ett styrelseprotokoll är).
Top fem misstag som görs:
Otydliga beslut (”Styrelsen diskuterade …”) istället för beslutsformuleringar.
För svamliga styrelseprotokoll med för mycket "extra" information.
Ingen notering om jäv när en ledamot deltagit i ärende som rör honom/henne.
Missad reservation (måste antecknas på begäran).
Protokoll utan nummerföljd eller bristfälligt arkivskydd.
Vad lagen kräver (minimikrav)
Protokoll måste föras vid varje styrelsesammanträde.
Protokollet ska undertecknas av protokollföraren; justeras av ordföranden (om ordföranden inte är protokollförare) och – om styrelsen har flera ledamöter – även av ytterligare en ledamot som styrelsen utser.
Avvikande meningar ska på begäran antecknas.
Protokollen ska föras i nummerföljd och förvaras betryggande (Detta är uttryckligt lagkrav.)
Om det är fråga om en enmansstyrelse (endast en ledamot) så behövs ingen särskild justerare utöver undertecknandet; det följer av regleringen om undertecknande/justering.
Om bolaget har endast en aktieägare, ska alla avtal mellan aktieägaren och bolaget (som inte är löpande på sedvanliga villkor) antecknas i eller biläggas styrelseprotokollet.
Förvaring
Styrelseprotokoll är bolagsrättsliga handlingar som enligt ABL ska förvaras “på ett betryggande sätt”. När protokoll utgör räkenskapsinformation/underlag påverkar BFL/Skatteverket arkivering i 7 år efter räkenskapsårets utgång; originalformatkravet är avskaffat fr.o.m. 1 juli 2024 (digital kopia räcker). Förvaring ska ske i Sverige enligt Skatteverkets vägledning.
Innehåll att ta med
Följande innehåll ska ni alltid ta med när ni skriver era protokoll:
Bolagets firma, datum, tid och plats (eller digitalt möte).
Närvarande/ frånvarande ledamöter, suppleanter, VD, övriga.
Mötets behöriga kallelse & beslutsförhet.
Val av mötesordförande, protokollförare och justerare.
Ärenden och beslutens exakta lydelse (gärna i beslutsform: “BESLUT: …”).
Eventuella jäv och hur hanterats (lämnade rummet m.m.).
Reservationer/avvikande meningar på begäran.
Underskrifter: protokollförare + justerare.
Praktiska rekommendationer
Numrera i obruten följd (t.ex. 2025:1, 2025:2 …) och ange paragraftecken (§) per ärende.
Kort men tydligt: skriv beslut, vem som ansvarar, från när (ikraftträdande) och ev. belopps-/tidsramar. Undvik att dokumentera allmänna diskussioner i styrelseprotokollet.
Bilagor: hänvisa i protokollet (”Bilaga 1 – budget …”) och spara bilagorna tillsammans med protokollet.
E-signering går bra så glöm inte att få ut dem för signering (”undertecknas” i ABL hindrar inte betryggad e-signatur).
GDPR: ta med endast nödvändiga personuppgifter.
Säkert bevarande: låst mapp/ärendehanteringssystem med spårbarhet; gör säkerhetskopior i Sverige enligt Skatteverkets vägledning.
Hur länge och i vilken form ska protokoll sparas?
Enligt ABL 8:26 ska protokoll förvaras betryggande (utan tidsgräns i ABL). Som räkenskapsinformation (när protokollet/verifikationsbeslut utgör underlag för en affärshändelse) gäller 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades; digitalt räcker, originalpapper behöver inte sparas från 1 juli 2024. Förvaring i Sverige.
Detta ska inte ses som juridisk rådgivning utan endast som allmän information.
Vid frågor nås jag på kat@stgcommerciallaw.com
Stockholm, 2025-10-03
Kat Strandberg